Hamburger Unternehmerinnentag 2009

Störfälle des Lebens:
Wie schütze ich mich und mein Unternehmen?

mit
Sabine Volkens, Volkens Concepts
Christa-Marie Münchow, All Connecting Business
Sibyll Amthor und Barbara Schubert, einfach schön Design Entwicklungen

Moderation: Elke Overdick, Overdick Coaching und Training

Kleine und mittelständische Unternehmerinnen leben zuallererst für ihr Geschäft und ihre Kunden. Dafür setzen sie nicht nur ihre ganze Kraft und Energie ein, sondern häufig auch das gesamte Vermögen der Familie. Sie sind die Seelen ihrer Unternehmen, nichts läuft ohne sie. Aber was passiert, wenn ihnen etwas Unvorhergesehenes passiert?

Sabine Volckens, Geschäftsführerin der Volckens Concepts GmbH&Co.KG, leitet eine Wirtschafts- und Unternehmensberatung, die darauf spezialisiert ist, Unternehmer mit einer umfassenden Absicherung für alle wirtschaftlichen Krisen und Störfälle des Lebens optimal aufzustellen. „Zumeist sind es externe Faktoren, die zu einer ernsthaften Schieflage führen,“ weiß Sabine Volckens aus Erfahrung. Der Verlust eines wichtigen Auftrages, die Zahlungsunfähigkeit eines Kunden, ein von der Konkurrenz abgeworbener Mitarbeiter, ein Unfall, eine schwere Krankheit – die Zahl und Vielfalt der möglichen Auslöser ist unübersehbar.

„Ein Schutz vor derartigen „Störungen“ ist in der Regel nicht möglich,“ betont Sabine Volckens. Deshalb sei es um so wichtiger, die Konsequenzen für Betrieb und Familie abzumildern. „Dies gelingt in der Regel nur, wenn man die persönlichen Ziele mit den wirtschaftlichen, steuerlichen und rechtlichen Rahmendaten in Einklang bringt.“

In der Firma Volckens Concepts arbeiten Betriebswirte, Steuerberater, Finanzexperten und Juristen in enger Kooperation miteinander zusammen, um ein Höchstmaß an Sicherung für die Unternehmer/innen, ihre Familien und Betriebe, sowie kreative Lösungen für den Vermögensaufbau zu ermöglichen. Gibt es in der Familie oder im Unternehmen eine/n geeignete/n Kandidatin/en für die Vertretung/Nachfolge oder muss ein/e Fremdgeschäftsführer/in eingesetzt werden? Kann die Einsetzung eines Beirats sinnvoll sein? Wer weiß über aktuelle Aufträge, Kundenbeziehungen und langfristige Projekte Bescheid? Wer hat Bankvollmachten und den Überblick über alle Konten? Wer kommt an Schlüssel, Passwörter, Codes? Das sind Fragen, die geklärt werden sollten.

Sabine Volckens hat dazu u.a. den „Notfallkoffer“ entwickelt. Hier gehören Dokumente und Informationen hinein, die im Falle der Handlungsunfähigkeit des Unternehmers, zum Beispiel bei einem Schlaganfall oder seinem plötzlichen Todesfall, verhindern, dass ein Handlungsvakuum entsteht, darunter Informationen zu Passwörtern, Codes und PINs für den Computer und über den Aufbewahrungsort von Schlüsseln und wichtigen Unterlagen, Regelungen zur Stellvertretung, Vollmachten für Konten, eine Liste der wichtigsten Lieferanten und Kunden, Anweisungen für wichtige Projekte, usw..

„Wenn die Geschäftsführung überraschend ausfällt, stehen der Betrieb und die Familie Kopf“ weiß Sabine Volckens. „Dennoch muss schnell und vernünftig gehandelt werden. Der Notfallkoffer ist eine wirkungsvolle Möglichkeit, die richtigen Maßnahmen in so einem Notfall zu ergreifen.“

Christa-Marie Münchow von All Connecting Business arbeitet als Business-Coach für Führungskräfte und beschäftigt sich mit den inneren Stärkefaktoren für Erfolg und Gesundheit und der Frage, wie man diese Stärkefaktoren durch Coaching weiter verstärken kann. Die immer wieder bestätigte Beobachtung: „Stress schränkt auch die Fähigkeit zu Denken und Handeln stark ein.“ In unvorhergesehenen Situationen, die Stress auslösen, geht es deshalb zunächst immer darum, sein emotionales Gleichgewicht wiederzufinden, wieder runter zu kommen. Erst dann sind wir wieder in der Lage, Alternativen wahrzunehmen und unsere Kreativität wieder frei zu setzen.

Drei „weiche“ Faktoren spielen nach der Beobachtung von Christa-Marie Münchow eine große Rolle für das emotionale Selbstmanagement: eine gute Balance zwischen Privat- und Geschäftsleben, die Wertschätzung sich selbst und anderen gegenüber und die Erfahrung der Selbstwirksamkeit, d.h. die Erfahrung, Entscheidendes für sich bewirken zu können und unausweichliches ggf. verkraften zu können. „Man kann bei besser Sorgfalt nicht alles vorsorglich klären, das Leben bietet trotzdem Überraschungen“, so Christa-Marie Münchow.

Trotzdem gibt es auch harte Fakten wie die Schaffung von Rücklagen und die nüchterne Chancen-Risiko-Abwägung, die für die Stessvorsorge und -bewältigung nicht zu gering eingeschätzt werden sollten.

Die beste Stressvorbeugung ist für Chista-Marie Münchow, sich möglichst schon vor dem Eintritt einer Krisensituation kennen zu lernen: Wieviel Sicherheit braucht man und wieviel Sicherheit kann man vertragen, um frei und kreativ zu sein? Wo kann man Kraft tanken, wie sich wieder aufbauen, wie andere als Unterstützung einbinden, wenn es mal nicht so rund läuft? Wie selbstwirksam erlebt man sich und was kann man ggf. zur Stärkung der Selbstwirksamkeit tun?

„In der heutigen Zeit ist der Umgang mit Unsicherheit und Unwissen eine Kernkompetenz“, ist Christa-Marie Münchow überzeugt und hält es deshalb für immens wichtig, „sich früh darin zu üben, sowohl auf Intuition und Bauch zu hören und gleichzeitig mit dem Verstand solange zu hinterfragen, bis man etwas wirklich verstanden hat, man mit Verstand und Gefühl verschiedene Optionen und Möglichkeiten gut geprüft hat.“

Gleichzeitig erscheint Christa-Marie Münchow eine vertragliche Beweglichkeit in den Geschäftsbeziehungen wichtig. „Es gibt nicht den einen Vertrag, der für alle Zeiten seine Gültigkeit hat und hält. Egal ob Gesellschafterbeziehungen, Lieferantenbeziehungen, Kundenbeziehungen, Bankenbeziehungen, ... Geschäftspartner/innen lernen sich erst allmählich kennen. Lebenseinstellungen und -wertvorstellungen verändern sich. Deshalb ist es nur natürlich, Verträge bei Bedarf anzupassen und upzudaten. Denn wenn Verträge nicht mehr dem entsprechen, was man sich vorstellt, dann gibt es Probleme.“

Barbara Schubert und Sibyll Amthor haben sich vor fünf Jahren zusammengetan und sind mit der Agentur einfach schön Design Entwicklungen nach Oberndorf an die Oste gezogen. Jede hatte für sich den Wunsch, von Hamburg weg aufs Land zu ziehen. Die Grafik-Designerinnen bezogen mit ihren Familien und der Agentur zwei ehemalige Pfarrhäuser in der 1600-Seelen-Gemeinde im Landkreis Cuxhaven.

Ein ganzes Bündel guter Gründe hatte für die engere Zusammenarbeit dser befreundeten Frauen gesprochen – nicht zuletzt die Vertretungsfrage. „Ich war damals schwanger und konnte nicht einschätzen, was auf mich zukommt“, erinnert sich Sibyll Amthor. Mit der gegenseitigen Unterstützung vor allem auch bei der Alltagsorganisation, kürzesten Wegen in die Agentur und zum Teil ungewöhnlichen Arbeitszeiten war es ihr damals gelungen, ein deutlich höheres Arbeitspensum aufrechtzuerhalten, als sie sich hatte vorstellen können. „Ich habe damals keine Kunden verloren“, erzählt Sibyll Amthor noch heute erleichtert.

Andere Vorteile der Kooperation: Zusammen können die Grafik-Designerinnen auch große Kunden akquirieren, bereiten gerade beispielsweise einen großen Wettbewerb vor. „Das würde man alleine gar nicht schaffen“, erläutert Barbara Schubert. „Und: Einfrau-Unternehmen sind für große Kunden auch ein Sicherheitsrisiko. Denn im Krankheitsfalle läge alles brach.“ Hinzu kommen Synergieeffekte. Das beginnt beim Maschinenpark, den man sich teilen kann und endet beim Brainstorming. „Ein Brainstorming macht einfach mehr Sinn, wenn ein Gehirn mehr dabei ist“, schmunzelt Sibyll Amthor.
Trotzdem war die Zusammenarbeit nicht immer leicht. Sibyll Amthor und Barbara Schubert kannten sich noch nicht lange, als sie den Schritt wagten, gemeinsam auf dem Land zu arbeiten. „Am Anfang hat es öfters gekracht, und jede von uns hat mehr als einmal an den Ausstieg gedacht“, so Barbara Schubert. „Es war nicht so leicht, die beruflichen Aufgaben, den Alltag mit Kindern und die gegenseitigen Erwartungen unter einen Hut zu kriegen.“

Als Auslöser für die anfänglichen Spannungen machen die beiden unterschiedliche Erwartungen aus. Da sind Enttäuschungen vorprogrammiert. „Die Grundthemen sind ähnlich wie in einer Ehe“, erzählt Sibyll Amthor. So kamen Gefühle von Konkurrenz und Eifersucht auf, wenn eine erfolgreicher schien. Und es ging auch um unterschiedliche Bedürfnisse an Nähe und Distanz. Was beide damals nicht wussten: Auch jede Geschäftsbeziehung durchläuft – wie eine Ehe – verschiedene Phasen. Nach der anfänglichen “Verliebtheit” entdeckt man die Verschiedenheit und Schwächen des anderen, bekommt den Wunsch, den anderen zu ändern usw..

Die Chance von Sibyll Amthor und Barbara Schubert: Sie hatten vorher vereinbart, sich Hilfe zu holen, sobald der gegenseitige Austausch festgefahren war. „Wir haben beide keine Hemmschwelle, uns professionell beraten zu lassen“, betont Barbara Schubert. „Und um uns aus dem Weg zu gehen, dafür leben und arbeiten wir zu dicht. Probleme lassen sich da nicht ignorieren.“

Unterschiedliche Auffassungen etwa über den Preis für gemeinsam abgewickelte Projekte und andere strategische Fragen haben sie strukturell beim Coaching bei Frau und Arbeit gelöst. Außerdem haben Sibyll Amthor und Barbara Schubert sich emotionale Unterstützung bei einer Therapeutin geholt. „Wir haben uns besser kennen gelernt, Verständnis für einander entwickelt. Wir haben gelernt, dass wir auch Zeit für den persönlichen Austausch brauchen. Es reicht eben nicht, nur zusammen im Büro zu sitzen und zu arbeiten“, sagt Sibyll Amthor.

„Und wir haben nach und nach die Schwierigkeit überwunden, Konflikte anzusprechen“, ergänzt Barbara Schubert. „Konfliktfähigkeit muss jeder Mensch lernen. Es braucht Mut, einfach anzusprechen, was los ist. Und es geht darum, eine passende Form dafür zu finden. Wir haben geübt – und üben immer noch – relativ spontan zu sagen, wenn etwas nicht passt.“

Im Vorfeld hatten Sibyll Amthor und Barbara Schubert vertraglich vor allem geklärt, was passieren würde, wenn sie sich trennen würden. Und sie hatten gemeinsame Geschäftsbedingungen ausgearbeitet. „Auch wenn es damals theoretisch war, ist das eine wichtige Grundlage“, betont Sibyll Amthor. „Denn so musste keine von uns Angst haben, im schlimmsten Fall übervorteilt zu werden.“
„Wir sind schon relativ rosig an die Sache herangegangen“, erinnert sich Barbara Schubert. „Aber es lässt sich sowieso nicht alles vorher klären. Keine wusste, an welchen Punkten es krachen würde. Und die Euphorie, die großen Visionen zu Anfang, die haben ja auch ein großes Potential.“

„Wichtig war unsere Bereitschaft, uns beraten zu lassen und offen zu bleiben für Korrekturen“, fasst Sibyll Amthor im Rückblick zusammen. „Und wie in jeder zwischenmenschlichen Beziehung ernst zu nehmen, wieviel Abstand und Nähe wir teilen wollen und teilen können“, resümiert Barbara Schubert. Und beide sind sich längst einig, dass ihre Freundschaft und Arbeitsbeziehung Energie braucht und sie ihr Zeit geben möchten.